Optimalisering

De tevredenheid van de gebruikers hangt onvermijdelijk samen met de invoering van regels voor good governance op IT-vlak. Vooral op een kritisch gebied zoals de afdruk van documenten, dat direct gevolgen met zich meebrengt voor de eindgebruikers in geval van storing of defecten.

Nadat uw printerpark goed is afgestemd op uw afdrukbehoeften (audit printing) en gekozen is voor de formule voor bevoorrading in toebehoren (FlexiPrint), hoeft u zich alleen nog maar te buigen over de door SYSTEMAT aangeboden diensten voor afdrukoptimalisering om uw klanten een ongekend tevredenheidsniveau te garanderen.
 
Het eerste aspect ervan is ongetwijfeld de beschikbaarstelling bij ALLO SUPPLIES van een team dat volledig is gespecialiseerd in "printing" en alle technische en logistieke aspecten ervan beheerst.

ALLO SUPPLIES beschikt over geavanceerde logistieke infrastructuren op grond waarvan de, soms uiterste korte, door onze klanten gehanteerde leveringstermijnen kunnen worden nageleefd.
 
ALLO SUPPLIES beschikt namelijk in Jumet (Charleroi) over een centrale stock van 7000m² die permanent IT-toebehoren en technische onderdelen bevat met een waarde van ± 1.500.000€, waardoor voor 100% van de meest gevraagde artikelen een optimale levering mogelijk is.
 
Indien nodig wordt een 's morgens besteld product nog in de loop van de middag bij de klant geleverd. Voor zo'n snelle behandeling is natuurlijk een goed draaiende en performante logistiek nodig.

Onze standaardleveringstermijn bedraagt 24 uur (één werkdag) voor bestellingen die vóór 18u00 zijn ontvangen.

Voorbeeld: een bestelling die maandagmiddag om 16u30 binnenkomt, wordt dinsdag geleverd.

Onze standaardleveringen zijn franco. De levering ervan is met andere woorden gratis.

Wij kunnen ook per expresse leveren binnen 45 minuten voor de Brusselse regio en binnen 3 uur voor heel België en het Groothertogdom Luxemburg.

Tot slot kunnen onze klanten er ook voor kiezen hun goederen rechtstreeks in het magazijn of in één van onze vestigingen op te halen.

ALLO SUPPLIES garandeert de kosteloze en onmiddellijke vervanging van defecte goederen en een kosteloos transport.
 
Alle toebehoren worden gedekt door een fabrieksgarantie in combinatie met een door ALLO SUPPLIES aangeboden garantie voor het leven.
 
Als een toner qua kwaliteit of kwantiteit niet correct afdrukt ten opzichte van het bepaalde aantal pagina's of voortijdig leeg is, vervangen wij deze meteen op onze kosten. Als een printer beschadigd raakt, plant onze technische dispatching meteen de interventie van een door de fabrikanten erkende SYSTEMAT-technicus.
 
Bij een storing of voortijdige slijtage van een printer vanwege het gebruik van remanufactured toebehoren komt één van onze erkende teams ter plaatse tussen. De printer wordt binnen 8 werkuren hersteld of vervangen door een gelijkwaardig of hoger model.
 
Elke interventie wordt vastgelegd in een verslag waarin alle maatregelen staan die wij hebben genomen, zoals:

• Vervanging van de defecte toebehoren;
• Reiniging en/of vervanging van de machine;
• Andere vervanging van technische onderdelen zodat de printer optimaal kan werken.

Alle prestaties met betrekking tot remanufactured producten zijn in de garantie inbegrepen.

De technische dispatching van SYSTEMAT, die een centrale rol speelt bij het beheer van problemen waar klanten mee te maken hebben, beheert de volgende activiteiten:

• Registratie van de aanvraag van de klant;
• De voornaamste tussenschakel zijn met de diensten van de klant;
• Het organiseren en coördineren binnen de SYSTEMAT-groep van alle nodige taken voor het volledige beheer van de aanvraag;
• De klant informeren over het vervolg dat aan zijn aanvraag wordt gegeven.

De technische dispatching van SYSTEMAT beheert de activiteiten in de Service Desk OmniTracker (OT). De OT is het "Service Desk"-instrument dat SYSTEMAT gebruikt om alle dienstenprestaties voor zijn klanten te beheren.
 
Aanvragen kunnen telefonisch, per fax of e-mail worden verstuurd.
 
Na registratie in OT door de dispatching worden de opdrachten via PDA automatisch naar de fieldtechnici gestuurd. Na voltooiing van de opdracht sluit de technicus deze meteen af op zijn PDA. De informatie wordt onmiddellijk naar de centrale OT-database gestuurd.
 
De Dispatching van SYSTEMAT bevindt zich in Lasne. Deze afdeling behandelt de interventieaanvragen van klanten en beheert de agenda van de tientallen technici en field engineers in de hele Belux.
 
De hoge kwaliteit van de dispatching vormt een van de sleutels tot succes:

• De aanvragen worden in Lasne gecentraliseerd door een afdeling die gebruikmaakt van de methodologie ITIL Service Desk;
• De aanvragen worden vervolgens in de hele Belux over de field engineers van SYSTEMAT verdeeld.

Bij ALLO SUPPLIES is bestellen op diverse manieren mogelijk:

• Telefonisch;
• Per fax;
• Per e-mail;
• Per post;
• Via een elektronisch bestelsysteem (EDI, HTML, etc.);
• Via de website MySystemat.com.

Via een beveiligde toegang kunnen de gebruikers online alle technische kenmerken van de producten raadplegen (foto van het product, verpakking, enz.) en ook direct bestellen via dit instrument.

De site beschikt over een krachtige en doeltreffende zoekmachine waarmee de gewenste toebehoren gemakkelijk kunnen worden gevonden.

Het e-Business-instrument van SYSTEMAT kan bovendien worden ingesteld naargelang de behoeften van de klant:

Vereiste informatie bij het invoeren van de bestelling

Het systeem biedt de mogelijkheid gebruikers extra velden te laten invullen tijdens de bestelprocedure. Deze velden kunnen betrekking hebben op bestelreferenties, kostenposten, afdelingsnamen, contactpersonen of andere informatie die de klant belangrijk acht.

Controle van het budget bij het invoeren van bestellingen

Het systeem maakt het mogelijk het budget te controleren door bestelbeperkingen op te leggen aan bepaalde diensten of eventueel de toegang per gebruiker te beperken tot een beperkte catalogus (per familie van producten of per budget of beide). De bestellingen kunnen ook worden gevalideerd door de verantwoordelijken die door de klant worden aangewezen.

Traceerbaarheid van de bestellingen op de website

De gebruiker kan op elk gewenst moment de status van zijn bestelling raadplegen (invoering, voorbereiding, verzendnota, factuur, enz.) alsook de verkrijgbaarheid van de artikelen.

Via de site hebt u ook toegang tot informatie in realtime over de situatie van uw account:

• Historiek van uw bestellingen;
• Uitgaven per gebruiker / afdeling/ bedrijf / productfamilie / enz.;
• Opvolging van de bestellingen;
• Delegatie van aankopen;
• Controle van de uitgaven;
• Diverse reportings;
• Elektronische facturatie;
• Enz.

Wij begeleiden de klant bij de opleiding van mogelijke gebruikers voor het gebruik van dit performante instrument.

SYSTEMAT is in België en het Groothertogdom Luxemburg gecertificeerd voor ISO 9001:2008 sinds 1997 en ISO 14001 sinds 2011.
 
Het verkrijgen van een certificaat moet echter niet als een doel op zich worden gezien. Het gaat wel degelijk om een instrument voor voortdurende verbetering van de kwaliteit en een waardevol middel voor voortdurende analyse en verbetering van de dienstverlening.

De grootste bron van tevredenheid van SYSTEMAT op het gebied van kwaliteit is ongetwijfeld een "kwaliteitsgeest" te hebben gerealiseerd die integrerend deel uitmaakt van onze bedrijfscultuur en in al onze medewerkers leeft.