Services d'optimisation

La satisfaction des utilisateurs passe inévitablement par l’adoption des règles de bonne gouvernance IT. Certainement dans un domaine critique comme l’impression de documents, qui impacte directement les utilisateurs finaux en cas de panne ou de dysfonctionnements.

Une fois rassuré sur la bonne adéquation de votre parc d’imprimantes avec vos besoins d’impression (audit printing), et sur la formule d’approvisionnement en consommables (FlexiPrint), reste à se pencher sur les services d’optimisation d’impression proposés par SYSTEMAT pour garantir à ses clients un niveau de satisfaction inégalé.
 
Le premier élément est sans aucun doute la mise à disposition chez ALLO SUPPLIES d’une équipe 100% spécialisée ‘printing’, maîtrisant tout à la fois les aspects techniques et logistiques du métier.

ALLO SUPPLIES dispose d’infrastructures logistiques de pointe qui permettent de respecter les délais de livraison parfois très courts imposés par nos clients. 
 
ALLO SUPPLIES dispose en effet à Jumet (Charleroi) d’un stock central de 7000m² constitué en permanence de consommables informatiques et de pièces techniques d’une valeur de ± 1.500.000€, assurant ainsi une livraison optimale pour 100% des fournitures les plus demandées. 
 
Si nécessaire, un produit commandé le matin sera encore livré chez le client dans le courant de l’après-midi. Une telle vitesse de traitement exige naturellement une logistique rodée et performante. 

Notre délai de livraison standard est de 24 heures (un jour ouvrable) pour toute commande reçue avant 18h00.

Exemple : une commande reçue le lundi après-midi à 16h30 sera livrée le mardi chez l’utilisateur.

Nos livraisons standards sont franco de port. En d’autres termes, elles sont gratuites.

Nous pouvons également livrer en express endéans les 45 minutes pour la région bruxelloise et dans les 3 heures pour toute la Belgique et le Grand-Duché de Luxembourg.

Enfin, nos clients peuvent encore choisir d’enlever leurs marchandises directement à l’entrepôt, ou dans l’une de nos succursales.

ALLO SUPPLIES garantit le remplacement gratuit et immédiat de toute marchandise défectueuse et la gratuité du transport. 
 
Tous les consommables sont couverts par une garantie fabricant, cumulée à une garantie à vie offerte par ALLO SUPPLIES. 
 
Si un toner n’imprime pas qualitativement ou quantitativement par rapport au nombre de pages défini ou qu’il est prématurément usé, nous le remplaçons immédiatement et sans frais. Si un dommage à une imprimante survient, notre dispatching technique planifie sans délai l’intervention d’un technicien SYSTEMAT agréé par les constructeurs.
 
En cas de panne ou d’usure prématurée d’une imprimante liées à l’utilisation de consommables remanufacturés, une de nos équipes agréées intervient sur site. L’imprimante est remise en état endéans les 8 heures ouvrables ou remplacée par un modèle identique ou supérieur.
 
Toute intervention est répertoriée dans un rapport qui reprend l’ensemble des dispositions que nous avons prises comme par exemple : 

• Le remplacement du consommable défectueux
• Le nettoyage et/ou remplacement de la machine
• Tout autre remplacement de pièces techniques permettant à l’imprimante de fonctionner de manière optimale

L’ensemble des prestations liées aux produits remanufacturés est compris dans la garantie.

Elément central de la prise en charge des problèmes rencontrés par les clients, le Dispatching technique de SYSTEMAT gère les activités suivantes :

• Enregistrer la demande du client
• Etre l’interface principal avec les services du client
• Organiser et coordonner au sein du groupe SYSTEMAT l’ensemble des tâches nécessaires à la prise en charge complète de la demande
• Informer le client quant à la suite donnée à sa demande

Le Dispatching technique de SYSTEMAT gère ses activités dans l’outil Service Desk OmniTracker (OT). OT est l’outil de « Service Desk » utilisé par SYSTEMAT pour gérer l’ensemble des prestations de services pour sa clientèle.
 
Les demandes peuvent être transmises par téléphone, par fax ou par email.
 
Une fois enregistrées dans OT par le Dispatching, les assignations sont automatiquement transmises aux techniciens Field via leur PDA. Une fois la mission terminée, elle est immédiatement clôturée par le technicien sur son PDA. Instantanément, ces informations sont transmises à la base de données centrale OT.
 
Le Dispatching de SYSTEMAT est basé à Lasne. Il traite l’ensemble des demandes d’interventions clients, et gère l’agenda des dizaines de techniciens et d’ingénieurs Field répartis sur l’ensemble du territoire Belux. 
 
La qualité du Dispatching est une des clés du succès:

• Les demandes sont centralisées à Lasne par un département qui utilise la méthodologie ITIL Service Desk
• Les demandes sont alors réparties parmi les techniciens Field de SYSTEMAT répartis sur tout le territoire Belux

Chez ALLO SUPPLIES, il est possible de commander :

• par téléphone
• par fax
• par e-mail
• par courrier
• via un système de commande électronique (EDI, HTML, etc.)
• via le site web MySystemat.com

 
Munis de leur accès sécurisé, les utilisateurs ont la possibilité de consulter en ligne l’ensemble des spécificités techniques des produits (photo du produit, conditionnement, etc.), mais aussi de commander directement par l’intermédiaire de cet outil.

Le site dispose d’un moteur de recherche puissant et efficace qui permet de retrouver aisément les consommables souhaités.

L’outil e-Business de SYSTEMAT peut en outre être paramétré selon les besoins du client :

Informations requises lors de la saisie des commandes  
Le système offre la possibilité d’imposer aux utilisateurs un complément de champs lors du processus de commande. Ces champs peuvent correspondre à des références de commandes, des centres de coûts, des noms de service, des noms de contact ou toute information que le client estime importante.

Contrôle des budgets lors de la saisie des commandes
Le système permet un contrôle des budgets en imposant des limites de commandes aux différents services et éventuellement l’accès à un catalogue limité par utilisateur (par famille de produits ou par budget ou les deux). Les commandes peuvent également être validées par les responsables désignés par le client.

Traçabilité des commandes sur le site
L’utilisateur peut à tout moment consulter le statut de sa commande (encodage, préparation, note d’envoi, facture, etc.) et la disponibilité des articles repris dans celle-ci.

Le site permet aussi d’accéder à des informations en temps réel sur la situation de votre compte :

• l’historique de vos commandes
• les dépenses par Utilisateur / Département / Société / Famille de produits / etc.
• le suivi des commandes
• la délégation d’achats
• le contrôle des dépenses
• les reportings divers
• la facturation électronique
• etc.

Nous accompagnons le client dans la formation des utilisateurs potentiels à l’utilisation de cet outil performant.

En Belgique et au Grand-Duché de Luxembourg, SYSTEMAT est certifié ISO 9001 :2008 depuis 1997 et ISO 14001 depuis 2011.
 
L’obtention d’une certification ne saurait cependant être considérée comme une fin en soi. Il s’agit bien davantage d’un outil d’amélioration permanente de la qualité et d’un moyen précieux pour l’analyse et l’amélioration continue des processus de prestation de services.

La plus grande source de satisfaction de SYSTEMAT en matière de qualité est sans aucun doute d’avoir réussi à créer un « esprit qualité » qui fait partie intégrante de sa culture d’entreprise et qui anime chacun de ses collaborateurs.